Mengelola banyak perjalanan dari chat dan spreadsheet tidak mudah

Saat jumlah kendaraan dan pengiriman bertambah, informasi operasional bisa tersebar di banyak tempat. Penugasan dikirim melalui chat, status perjalanan ditanyakan satu per satu, dan laporan baru dirapikan setelah pengiriman selesai.

Akibatnya, dispatcher mungkin kesulitan menjawab pertanyaan sederhana: truk mana yang sudah berangkat, pengiriman mana yang tertunda, siapa driver yang bertugas, dan perjalanan mana yang perlu ditindaklanjuti?

Sistem manajemen armada dapat membantu perusahaan mengelola informasi tersebut dalam satu alur yang lebih teratur.

Dari penugasan sampai status pengiriman

Sistem dapat dirancang agar dispatcher membuat penugasan perjalanan, memilih kendaraan dan driver, lalu mengirim detail tugas melalui aplikasi atau tampilan yang digunakan driver.

Driver dapat menerima tugas, memperbarui status perjalanan, dan mengirim informasi seperti waktu berangkat, tiba di lokasi, atau kendala di lapangan. Tim operasional kemudian dapat melihat pembaruan tersebut dari dashboard.

Setiap perusahaan punya prosedur berbeda. Karena itu, alur status, pihak yang memberi persetujuan, dan informasi yang perlu dicatat dapat disesuaikan dengan operasional yang sudah berjalan.

Fitur yang dapat disesuaikan

Bergantung pada kebutuhan, software manajemen armada dapat mencakup:

  • Penugasan perjalanan kepada driver dan kendaraan.
  • Status perjalanan, seperti menunggu, ditugaskan, berangkat, tiba, atau selesai.
  • Pembaruan lokasi melalui aplikasi driver atau integrasi GPS yang tersedia.
  • Pengiriman instruksi dan notifikasi kepada driver, beserta konfirmasi penerimaan.
  • Catatan kendala, foto, atau bukti serah terima.
  • Riwayat perjalanan dan ringkasan operasional.
  • Pengelolaan kendaraan, driver, rute, dan jadwal.
  • Integrasi dengan sistem order atau aplikasi internal perusahaan.

Pelacakan lokasi bergantung pada sumber data yang digunakan, seperti aplikasi driver atau perangkat GPS yang terpasang dan terintegrasi. Sistem menampilkan informasi operasional dari sumber tersebut; bukan mengendalikan kendaraan dari jarak jauh.

Dispatcher dan driver memakai alur yang saling terhubung

Contohnya, dispatcher membuat tugas pengiriman dan menetapkan driver serta kendaraan. Driver menerima detail tugas, mengonfirmasi penugasan, lalu memperbarui status saat perjalanan berlangsung. Jika ada kendala, driver dapat mengirim catatan agar tim operasional bisa menindaklanjuti.

Dengan alur seperti ini, tim tidak perlu mengandalkan percakapan terpisah untuk mengetahui setiap perubahan. Informasi penting tersimpan bersama data tugas dan perjalanan.

Sistem dibuat mengikuti kebutuhan perusahaan Anda

Saya membangun software custom untuk membantu perusahaan logistik mengatur dispatch, komunikasi driver, status pengiriman, dan informasi armada. Kita mulai dengan membahas cara kerja saat ini: bagaimana tugas dibuat, bagaimana driver menerima instruksi, dan informasi apa yang perlu dipantau oleh tim.

Setelah kebutuhan dipahami, ruang lingkup, integrasi, tahapan, dan biaya dibahas sebelum pengerjaan dimulai. Anda berkomunikasi langsung dengan programmer yang merancang dan membangun sistemnya.

Ingin merapikan pengelolaan armada?

Jika perusahaan Anda masih mengatur penugasan dan pembaruan perjalanan melalui banyak chat atau spreadsheet, kirim brief awal melalui email. Ceritakan proses yang berjalan sekarang dan bagian yang ingin diperbaiki. Tidak perlu menyiapkan spesifikasi teknis; kita mulai dari masalah operasionalnya.